Vous avez acheté le camion. Vous avez un client qui vous veut sur le chantier la semaine prochaine. La dernière chose à laquelle vous avez envie de penser, c’est la paperasse.
Mais les habitudes prises le premier mois ont tendance à rester. Les entreprises qui commencent avec des bons dans le coffre à gants et des factures tapées le dimanche soir fonctionnent généralement encore comme ça cinq ans plus tard, avec simplement plus de camions et plus de dimanches. Mettre en place quelques systèmes avant le premier travail prend quelques jours. Les corriger après deux ans de dossiers en désordre prend beaucoup plus de temps.
Ce guide couvre les bases pour une nouvelle entreprise de services en Colombie-Britannique ou en Alberta : inscrire l’entreprise, obtenir vos numéros auprès de l’ARC, la taxe de vente, l’indemnisation des accidents du travail, les registres, et la façon dont vous allez préparer vos soumissions, facturer et vous faire payer. Il s’agit d’information générale, pas de conseils juridiques ou fiscaux. Une conversation d’une heure avec un comptable avant de commencer, c’est de l’argent bien dépensé.
Étape 1 : inscrire l’entreprise
Commencez par choisir une structure : entreprise individuelle, société de personnes ou société par actions. Le guide de démarrage de la C.-B. présente ces trois options et suggère de consulter un avocat ou un comptable professionnel agréé avant de choisir.1
En Colombie-Britannique, vous demandez l’approbation d’un nom d’entreprise auprès de BC Registries, puis vous vous enregistrez ou vous vous constituez en société. La province précise qu’une fois enregistré, vous recevez un numéro d’entreprise, qui peut servir d’identifiant pour les versements de taxes, les cotisations au RPC et à l’AE et les paiements à WorkSafeBC.1
En Alberta, une entreprise individuelle enregistre un nom commercial en déposant une déclaration de nom commercial auprès d’un agent de registre autorisé. La province souligne qu’un nom commercial n’a pas d’existence juridique propre : le propriétaire unique est donc personnellement responsable des dettes de l’entreprise. Vous recevrez un courriel quand votre numéro d’entreprise fédéral sera émis, à moins que vous en ayez déjà un.2
Étape 2 : comprendre votre numéro d’entreprise
Le numéro d’entreprise (NE) est la façon dont l’ARC identifie votre entreprise. L’ARC indique que vous en avez besoin si vous avez besoin d’un compte de programme de TPS/TVH, de retenues sur la paie ou d’un autre programme de l’ARC, ou si vous vous constituez en société. Une entreprise ne peut avoir qu’un seul NE, et les nouveaux comptes de programme y sont ajoutés.3
En pratique, la plupart des nouvelles entreprises de services finiront par avoir au moins un compte de TPS/TVH, et un compte de retenues sur la paie dès qu’elles embaucheront.
Étape 3 : décider de l’inscription à la TPS
Vous n’êtes pas toujours obligé de vous inscrire à la TPS dès le premier jour. Selon la règle du petit fournisseur de l’ARC, si vos revenus taxables restent à 30 000 $ ou moins sur quatre trimestres civils consécutifs, vous n’avez pas à vous inscrire. Si vous dépassez 30 000 $ en un seul trimestre civil, vous cessez d’être un petit fournisseur et devez vous inscrire.4 L’ARC tient aussi compte des revenus des entreprises associées, et les propriétaires uniques incluent les revenus de toutes leurs entreprises.4
Vous pouvez aussi vous inscrire volontairement.4 Beaucoup d’entreprises de services le font, parce que leurs clients d’affaires s’attendent à voir un numéro de TPS sur la facture, et parce que l’inscription vous permet de demander des crédits de taxe sur les intrants pour la TPS que vous payez sur le carburant, les pièces et l’équipement.5 Demandez à votre comptable ce qui convient le mieux à votre situation.
En C.-B., vérifiez aussi la TVP. Le guide de démarrage de la C.-B. précise que vous pourriez devoir vous inscrire à la TVP selon vos activités.1 La TVP s’applique à certains services et pas à d’autres. Notre guide sur la TPS et la TVP pour les entreprises de services actives en C.-B. et en Alberta couvre les bases. L’Alberta n’a pas de TVP.
Étape 4 : l’indemnisation des accidents du travail avant la première embauche
Si quelqu’un va travailler pour vous, même à temps partiel, réglez ça avant son arrivée.
- C.-B. : WorkSafeBC indique que vous êtes tenu de vous inscrire pour obtenir une protection si vous possédez une entreprise qui embauche un ou plusieurs travailleurs, y compris des travailleurs à contrat.6
- Alberta : WCB-Alberta indique que si vous exercez vos activités dans une industrie obligatoire, vous devez ouvrir un compte dans les 15 jours suivant l’embauche de votre premier travailleur. Sa définition d’un travailleur est large et comprend les travailleurs à temps partiel, temporaires et occasionnels, les sous-traitants qui n’ont pas leur propre compte WCB et les travailleurs non rémunérés, y compris les membres de la famille.7
Les propriétaires ne sont pas toujours protégés automatiquement : renseignez-vous auprès de votre commission sur votre propre protection, surtout si c’est vous qui serez au volant du camion.
Étape 5 : l’assurance
Parlez à un courtier en assurance commerciale avant le premier travail, pas après la première réclamation. Pour une entreprise de camionnage, de location ou de services sur le terrain, la conversation porte généralement sur la responsabilité civile, vos véhicules et votre équipement, et toute protection que vos clients exigent dans leurs contrats. Les gros clients, surtout dans le pétrole et le gaz et dans la construction, demandent souvent une preuve d’assurance avant de vous ajouter à leur liste de fournisseurs : ayez le certificat sous la main.
Étape 6 : des registres dès le premier travail
La règle générale de l’ARC est de conserver les registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent, à votre établissement ou à votre résidence au Canada.8 Les registres, ce n’est pas seulement les factures : ce sont aussi les soumissions, les bons de travail, les reçus et tout ce qui explique pourquoi vous avez facturé ce que vous avez facturé.
Le meilleur moment pour mettre en place de bons registres, c’est avant d’en avoir. Quelques règles qui fonctionnent :
- Un seul endroit pour chaque travail, avec le client, le travail, les heures et les photos ensemble.
- Chaque facture numérotée dans l’ordre, sans trou.
- Les reçus enregistrés le jour même, pas dans une boîte à chaussures pour la fin de l’année.
- Un compte bancaire distinct pour l’entreprise dès le premier jour.
Étape 7 : soumissions, facturation et paiement
C’est là que les nouvelles entreprises perdent le plus de temps, et le plus d’argent, sans s’en rendre compte.
Les soumissions
Écrivez vos tarifs avant votre première soumission : tarifs horaires, tarifs d’équipement, frais minimums, déplacements et carburant. Puis préparez chaque soumission à partir de cette liste. Une liste de prix uniforme, c’est ce qui vous empêche de soumissionner le même travail de trois façons différentes à trois clients.
Les factures
L’ARC précise les renseignements qu’une facture doit contenir pour que votre client puisse demander des crédits de taxe sur les intrants. Pour une vente de 500 $ ou plus, ça comprend le nom de votre entreprise, la date de la facture, le total, la TPS facturée, votre numéro d’inscription à la TPS/TVH, le nom du client, une brève description du travail et les modalités de paiement.5 Intégrez-les une fois à votre modèle de facture et vous n’aurez plus à y penser.
Fixez ensuite une règle pour le moment où les factures partent. Plus la facture est proche de la fin du travail, plus vite vous êtes payé, et plus les souvenirs de chacun sont frais s’il y a une question. Nous avons écrit sur la facturation le jour même de la fermeture du travail.
Les paiements
Décidez comment vos clients peuvent vous payer (virement Interac, chèque, carte) et quelles sont vos modalités. Indiquez les deux sur chaque facture. Décidez dès maintenant ce qui arrive quand une facture est en retard : un rappel après quelques jours, un appel après deux semaines. Il est beaucoup plus facile de suivre une règle établie à tête reposée que d’en inventer une quand l’argent manque.
Une liste de vérification pour le démarrage
| Tâche | Où | Quand |
|---|---|---|
| Choisir une structure, enregistrer le nom | BC Registries ou un agent de registre de l’Alberta | Avant de commencer |
| Obtenir un numéro d’entreprise | ARC | Vient avec l’enregistrement ou votre premier compte de l’ARC |
| Décider de l’inscription à la TPS | ARC | Avant de dépasser 30 000 $, ou tout de suite si vous vous inscrivez volontairement |
| Vérifier la TVP de la C.-B. | Ministère des Finances de la C.-B. | Avant votre première facture en C.-B. |
| S’inscrire à l’indemnisation des accidents du travail | WorkSafeBC ou WCB-Alberta | Avant ou juste après votre première embauche |
| Souscrire une assurance | Un courtier commercial | Avant le premier travail |
| Établir les tarifs, les soumissions et les factures | Votre propre système | Avant la première soumission |
| Organiser la tenue des registres | Votre propre système | Avant le premier travail |
La place de Dispatch
Les deux dernières lignes de ce tableau, c’est exactement le rôle de Dispatch. Il regroupe vos clients, vos tarifs, vos travaux, vos soumissions et vos factures à un seul endroit, avec la TPS et la TVP appliquées selon la province. Les équipes ouvrent un lien sur leur cellulaire pour voir leurs travaux et ajouter des photos et des notes, sans rien installer. Les factures sont préparées à partir du travail terminé et numérotées dans l’ordre, et les clients peuvent payer par carte à partir d’un lien.
Si votre entreprise est nouvelle, nous avons un programme jeunes entreprises pour elle. Les entreprises enregistrées au cours des 12 derniers mois peuvent demander la version de base de Dispatch, gratuite pendant un an, avec 2 intégrations de leur choix. L’offre est limitée aux 50 premières entreprises approuvées, et l’équipe examine chaque demande. Si ça correspond à votre situation, faites une demande. Sinon, la liste de vérification ci-dessus tient toujours, peu importe le système que vous utilisez.
Footnotes
-
Province de la Colombie-Britannique, « Start your business », gov.bc.ca, mis à jour en septembre 2026. https://www2.gov.bc.ca/startyourbusiness (en anglais) ↩ ↩2 ↩3
-
Gouvernement de l’Alberta, « Register a business name », alberta.ca, 2026. https://www.alberta.ca/register-business-name (en anglais) ↩
-
Agence du revenu du Canada, « When you need a BN », Canada.ca, 2026. https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/registering-your-business/you-need-a-business-number-a-program-account.html (en anglais) ↩
-
Agence du revenu du Canada, « When to register for and start charging the GST/HST », Canada.ca, 2026. https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/gst-hst-businesses/when-register-charge.html (en anglais) ↩ ↩2 ↩3
-
Agence du revenu du Canada, « Input tax credits », Canada.ca, 2026. https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/gst-hst-businesses/calculate-prepare-report/input-tax-credit.html (en anglais) ↩ ↩2
-
WorkSafeBC, « I hire & pay workers », worksafebc.com. https://www.worksafebc.com/en/insurance/need-coverage/who-needs-coverage/hire-pay-workers (en anglais) ↩
-
WCB-Alberta, « Worker coverage », wcb.ab.ca. https://www.wcb.ab.ca/insurance-and-premiums/types-of-coverage/worker-coverage.html (en anglais) ↩
-
Agence du revenu du Canada, « Where to keep your records, for how long and how to request the permission to destroy them early », Canada.ca, 2026. https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/where-keep-your-records-long-request-permission-destroy-them-early.html (en anglais) ↩
