Services pétroliers
Des bons de terrain que l'équipe de codification du client accepte vraiment
Dispatch met l'emplacement, l'AFE, le code de coûts et le demandeur sur chaque bon de terrain, le fait signer sur place et en tire la facture. Le bon papier dans le coffre à gants n'est plus la seule trace du travail.
Pas d'AFE, pas de paiement.
L'équipe est sur un site à deux heures au nord. Le bon est écrit à la main, le LSD est à moitié lisible, et le superviseur du client l'a signé dans le camion. Quand il arrive au bureau, quelqu'un doit deviner le code de coûts et tout retaper dans une facture.
Puis le service des comptes fournisseurs de l'opérateur la refuse parce que l'AFE manque ou que la codification est mauvaise. Le travail date de plusieurs semaines, et il attend maintenant un autre cycle avant d'être payé.
Comment Dispatch s'en occupe
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La codification sur chaque bon
L'emplacement, le numéro d'AFE, le code de coûts et le demandeur sont des champs du bon, et ils apparaissent sur la facture. Ajoutez vos propres champs pour tout ce qu'un client exige d'autre.
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Les emplacements légaux reconnus
Tapez une description légale comme 14-36-85-17 W6 dans l'emplacement et Dispatch la reconnaît. Le lien de carte de l'équipe pointe vers l'endroit approximatif.
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Signé sur place
Exigez une signature sur un travail, et le représentant du client signe sur le cellulaire de l'équipe. La signature et son nom restent avec le bon.
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Les tarifs de l'entente-cadre
Les tarifs convenus de chaque opérateur vont dans sa fiche client. Camion de chauffage d'huile, camion à pression, camion aspirateur ou main-d'œuvre, le bon facture ce que prévoit le contrat.
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Les dépenses de terrain avec reçus
Les équipes notent le carburant, les frais d'élimination et les matériaux sur le terrain avec une photo du reçu. Le bureau les approuve avant qu'elles aillent plus loin.
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Des taxes bien calculées
La TPS et la TVP s'appliquent selon la province où le travail a été fait, et les clients exonérés gardent leur numéro d'exonération au dossier.
Comment ça fonctionne
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Prenez l'appel
Entrez l'opérateur, le LSD, l'AFE et qui a demandé le travail. Ses tarifs se remplissent.
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Envoyez l'équipe
L'équipe reçoit un texto avec le lien du bon et une carte vers l'emplacement.
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Travaillez et faites signer
L'équipe fait tourner la minuterie, prend des photos, note les dépenses et fait signer le bon de terrain.
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Facturez avec la codification
Le bureau révise le bon et envoie une facture qui porte déjà l'AFE et le code de coûts.
Bonnes questions.
Dispatch peut-il déposer les factures dans les portails de facturation électronique de nos clients?
Pas directement pour l'instant. Dispatch produit le PDF de la facture avec l'AFE, le code de coûts et les références du bon de terrain déjà inscrits, alors le téléverser se fait vite, sans rien retaper.
Chaque opérateur veut des champs différents sur le bon. Peut-on gérer ça?
Oui. Les champs standards couvrent l'emplacement, l'AFE, le code de coûts et le demandeur. Vous pouvez ajouter vos propres champs personnalisés aux bons et choisir lesquels apparaissent sur la facture.
Et si l'équipe n'a pas de réseau sur le site?
Dispatch a besoin d'une connexion pour enregistrer les mises à jour, donc sur un site sans réseau, l'équipe termine le bon une fois revenue dans une zone couverte. C'est quand même des jours plus tôt qu'un bon papier qui arrive à l'atelier.
Où nos données sont-elles stockées?
Au Canada. Les données de chaque entreprise sont séparées de celles de toutes les autres, et chaque modification des bons, des tarifs et des factures est consignée dans un journal d'audit.
Est-ce que ça convient aux petites entreprises?
C'est pour elles que Dispatch a été conçu : un bureau, quelques camions, pas de service informatique. La plupart des entreprises répartissent de vrais travaux en un ou deux jours.
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Solutions
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