Cas d'utilisation : factures en retard
Des factures en retard qui se relancent toutes seules
Personne n'aime faire l'appel pour une facture en retard, alors souvent, il ne se fait pas. Dispatch envoie des rappels selon le calendrier que vous fixez, avec un lien vers la facture, et s'arrête dès qu'elle est payée.
Le recouvrement se fait quand quelqu'un y pense
Quelqu'un au bureau tient une liste de qui doit quoi. Toutes les deux semaines, il la passe en revue, envoie des courriels et fait des appels. Quand la semaine est chargée, ça ne se fait pas.
Pendant ce temps, le client le plus lent est payé en dernier, et c'est votre marge de crédit qui porte sa facture.
Comment Dispatch s'en occupe
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Des rappels selon votre calendrier
Choisissez les jours après l'échéance où un rappel part, par exemple 7, 14 et 30. Laissez la liste vide et les rappels sont désactivés.
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Ça s'arrête au paiement
Les rappels visent seulement les factures encore ouvertes ou payées en partie. Une fois le solde payé, ils s'arrêtent.
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Un lien vers la facture
Chaque rappel indique le montant dû et mène à la facture en ligne, où le client peut payer par carte.
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Vos propres mots
Ajoutez votre propre note au courriel de rappel et prévisualisez-le avant d'enregistrer.
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Envoyés aux bonnes personnes
Les rappels vont aux mêmes contacts que ceux qui ont reçu la facture par courriel.
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Voyez qui doit quoi
Le tableau de bord montre ce que vous avez reçu, le solde à recevoir et les factures en retard.
Comment ça fonctionne
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Fixez vos conditions une fois
Fixez vos conditions de paiement en jours, et chaque facture reçoit une date d'échéance.
- 2
Choisissez les jours de rappel
Choisissez combien de jours après l'échéance chaque rappel est envoyé.
- 3
Dispatch les envoie
Les factures en retard reçoivent un rappel par courriel ces jours-là, avec un lien vers la facture.
- 4
Le paiement clôt le dossier
Les paiements par carte marquent la facture payée automatiquement. Inscrivez les chèques à la main. Dans les deux cas, les rappels s'arrêtent.
Bonnes questions.
Les rappels vont-ils déranger les clients qui paient à temps?
Non. Les rappels partent seulement après l'échéance, les jours que vous choisissez. Les clients qui paient à temps n'en voient jamais.
Puis-je modifier le texte du rappel?
Oui. Ajoutez votre propre note sous le montant dû. Vous pouvez prévisualiser le courriel avec des données d'exemple avant d'enregistrer.
Et si le client paie par chèque?
Inscrivez le paiement dans Dispatch. La facture est marquée payée ou payée en partie, et les rappels s'arrêtent une fois qu'elle est entièrement payée.
Puis-je désactiver les rappels?
Oui. Retirez tous les jours de rappel et les rappels automatiques sont désactivés.
Y a-t-il une trace de ce qui a été envoyé?
Oui. Dispatch consigne chaque rappel envoyé dans la facture.
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Solutions
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