Cas d'utilisation : bons de travail papier
Les bons de travail papier, c'est fini
Un bon en trois copies dans le coffre à gants, ce n'est pas un système. Dans Dispatch, chaque travail est un bon que le bureau crée une seule fois et que l'équipe termine sur son cellulaire. Le journal de travail, les photos et la signature arrivent au bureau le jour même.
Le bon est dans un camion, deux heures plus au nord
Le travail est fait, mais le bon est encore dans le camion. Quand il arrive enfin au bureau, il est plié, taché, et les heures sont difficiles à lire. Quelqu'un appelle l'opérateur pour vérifier, attend qu'il rappelle, puis retape tout dans un tableur.
Certains bons ne reviennent jamais. Ce sont des travaux faits, mais jamais facturés.
Comment Dispatch s'en occupe
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Un bon par travail
Le client, l'emplacement, le résumé du travail, les lignes de facturation et l'opérateur assigné sont réunis au même endroit. Chaque bon a son propre numéro : rien ne se perd et rien n'est facturé deux fois.
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L'équipe le termine sur son cellulaire
L'opérateur ouvre un lien, démarre le travail, le met en pause au besoin et le marque terminé avec un court journal de travail. Rien à installer.
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Photos et signature sur place
L'équipe ajoute des photos à partir du cellulaire et recueille la signature du client à l'écran. Activez les signatures pour les clients qui les exigent.
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Le bureau vérifie d'abord
Les bons terminés reviennent au bureau pour révision. Approuvez-les, corrigez-les ou renvoyez-les à l'opérateur en expliquant pourquoi.
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La facture part du bon
Un bon approuvé devient une facture, avec les lignes déjà remplies. Personne ne retape les heures.
Comment ça fonctionne
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Créez le bon
Le bureau entre une seule fois le client, le travail et l'équipe. L'opérateur reçoit le travail par texto.
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Faites le travail
L'opérateur ouvre le bon sur son cellulaire, démarre le travail et ajoute photos et notes au fur et à mesure.
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Fermez-le sur place
Il marque le travail terminé avec un journal de travail et, si le client l'exige, une signature.
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Révisez et facturez
Le bureau révise le bon et le transforme en facture le jour même.
Bonnes questions.
Mes opérateurs doivent-ils installer quelque chose?
Non. Ils reçoivent un lien par texto et l'ouvrent dans le navigateur de leur cellulaire. Rien à installer, rien à mettre à jour.
Et si un client veut un bon signé?
Activez les signatures sur le terrain pour ce client. L'opérateur recueille la signature sur le cellulaire avant de pouvoir marquer le travail terminé, et elle s'imprime sur le PDF du bon avec le nom du signataire et l'heure.
Puis-je encore imprimer un bon?
Oui. Chaque bon a un PDF avec les détails du travail, les lignes de facturation et la signature.
Le bureau peut-il corriger une erreur sur un bon?
Oui. Le bureau révise chaque bon terminé avant la facturation et peut le corriger ou le renvoyer à l'opérateur. Les modifications sont consignées dans le journal d'audit.
Que faire des bons papier que nous avons déjà?
Gardez-les classés dans vos dossiers. Les nouveaux travaux entrent dans Dispatch dès le premier jour, et nous configurons avec vous vos services, vos tarifs et vos clients.
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