Cas d'utilisation : facturation mensuelle des locations
Les longues locations facturées chaque mois, sans rappel au calendrier
Une machine louée pour six mois ne devrait pas dépendre de la mémoire de quelqu'un pour être facturée. Créez une facture récurrente une seule fois, et Dispatch la crée à la date prévue, l'envoie et s'arrête à la date de fin.
La location que personne n'a facturée en mars
Les longues locations vivent dans un tableur ou sur un calendrier. Le premier du mois, quelqu'un ouvre la liste et prépare chaque facture à la main. Une ligne oubliée et ce mois-là est perdu, ou il devient une facture de rattrapage qui ne plaît pas au client.
Puis la location se termine, et personne ne pense non plus à arrêter de la facturer.
Comment Dispatch s'en occupe
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Configurez-la une fois
Choisissez le client, les lignes, la fréquence de facturation et le jour du mois où la facture part.
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De chaque semaine à chaque année
Facturez chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois, chaque trimestre ou une fois par année.
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Envoyez-la ou révisez-la d'abord
Faites envoyer chaque facture automatiquement par courriel, ou créez-la en brouillon pour la vérifier avant l'envoi.
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Dates de début et de fin
Fixez quand la facturation commence et quand elle s'arrête : le dernier mois donne la dernière facture.
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Pause et reprise
La machine revient à la cour pour quelques semaines? Mettez le calendrier en pause et reprenez-le plus tard.
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Taxes et conditions comprises
Chaque facture reçoit les bonnes taxes pour le client, clients exonérés compris, et une date d'échéance selon vos conditions de paiement.
Comment ça fonctionne
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Créez le calendrier
Choisissez le client et ajoutez les lignes de la location.
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Réglez le moment
Choisissez la fréquence, la date de début, la date de fin et le jour du mois.
- 3
Dispatch crée la facture
À chaque date, la facture est créée et envoyée, ou enregistrée en brouillon.
- 4
Ajustez au fil de la location
Mettez en pause, reprenez ou supprimez le calendrier quand le travail change.
Bonnes questions.
Puis-je vérifier la facture avant qu'elle parte?
Oui. Réglez le calendrier pour créer des brouillons au lieu d'envoyer, et révisez chaque facture avant qu'elle parte au client.
Et si l'équipement revient plus tôt?
Mettez le calendrier en pause ou supprimez-le. Les factures déjà envoyées restent telles quelles.
Une facture récurrente peut-elle avoir plus d'une ligne?
Oui. Ajoutez autant de lignes que nécessaire, par exemple la machine, un accessoire et des frais de service mensuels.
Est-ce que ça fonctionne pour autre chose que des locations?
Oui. Tout ce que vous facturez selon un calendrier, comme un contrat de service, fonctionne de la même façon.
Et la livraison et la cueillette?
Ce sont des travaux ordinaires sur un bon. Facturez-les une fois terminés, en parallèle du calendrier récurrent.
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