Une solution de rechange à Excel pour gérer travaux, équipes et factures

La plupart des entreprises de services fonctionnent avec un tableur bien avant d’utiliser quoi que ce soit d’autre. Un onglet pour l’horaire, un pour les tarifs des clients, un pour les factures, et une personne au bureau qui sait comment tout ça s’emboîte.

Ce n’est pas une erreur. Pour une entreprise de trois camions et une douzaine de clients, Excel est souvent le bon outil. Les problèmes arrivent plus tard, sans bruit, à mesure que l’entreprise grandit et qu’on demande au tableur de faire des choses pour lesquelles il n’a jamais été conçu.

Cet article pose un regard juste sur Excel comme façon de gérer travaux, équipes et factures : pourquoi on le choisit, où il commence à vous coûter cher, et ce que change vraiment une solution de rechange à Excel pour les horaires et la facturation.

Pourquoi la plupart des entreprises commencent avec Excel

Il y a de bonnes raisons pour lesquelles le tableur l’emporte au début.

• Vous l’avez déjà. Il est venu avec l’ordinateur ou l’abonnement de bureau. Rien de nouveau à acheter.
• Tout le monde le connaît. Votre directrice de bureau, votre teneur de livres et votre comptable peuvent tous ouvrir le fichier sans formation.
• Il s’adapte. Besoin d’une colonne pour les numéros d’AFE ou d’un onglet pour la location de remorques? Ajoutez-la. Pas de fournisseur à qui demander, pas de demande de fonctionnalité à attendre.
• Il vous appartient. Les données sont dans un fichier que vous contrôlez, et personne ne peut changer le prix sans vous.

Pour une petite entreprise où le propriétaire fait la répartition, la facturation et répond au téléphone, un tableur bien tenu est rapide et suffisant. Si c’est votre cas aujourd’hui, rien ne presse.

Où le tableur commence à craquer

Les erreurs sont normales, pas de la négligence

La recherche sur les erreurs de tableur est ancienne, constante et un peu gênante. Raymond Panko, de l’Université d’Hawaï, a passé en revue quinze ans d’études et a noté que le taux d’erreur humaine dans les tâches mentales complexes se situe généralement autour de 2 % à 5 %. Parmi les vérifications sur le terrain de vrais tableurs d’entreprise, les plus récentes, qui utilisaient de meilleures méthodes, ont trouvé des erreurs dans au moins 86 % des tableurs examinés.¹

Une vérification subséquente menée par Stephen Powell, Kenneth Baker et Barry Lawson, à Dartmouth, a examiné 50 tableurs utilisés dans de vraies organisations et a trouvé des erreurs dans 0,9 % à 1,8 % de toutes les cellules contenant une formule, selon la rigueur de la définition d’une erreur.² Ça semble peu jusqu’à ce qu’on l’applique. Un classeur de tarifs et de facturation de 500 formules contiendrait, à ces taux, quelque part entre 4 et 9 cellules erronées. Personne ne sait lesquelles.

Excel peut aussi modifier vos données sans qu’on le lui demande. Une équipe de chercheurs a constaté que les paramètres par défaut d’Excel convertissent certains noms de gènes en dates, transformant « SEPT2 » en « 2-Sep », et qu’environ le cinquième des articles en génomique accompagnés de listes de gènes en format Excel contenaient ces erreurs.³ Les entreprises de services vivent la même chose avec des numéros de travail, de pièce ou d’unité qui ressemblent par hasard à des dates ou à de très grands nombres.

Nous allons plus loin dans notre article sur ce que dit la recherche sur les erreurs de tableur.

Chaque travail est saisi plus d’une fois

Avec un tableur, le même travail est généralement saisi plusieurs fois : une fois dans l’horaire, une fois dans le registre des heures, une fois sur la facture. Chaque copie est une occasion de se tromper, et la protection habituelle, c’est quelqu’un qui jette un coup d’œil à la facture avant qu’elle parte.

Cette protection est plus faible qu’on le pense. Dans une étude contrôlée, Kimberly Barchard et Larry Pace ont demandé à 195 personnes de saisir des données selon différentes méthodes. La vérification visuelle a produit 2 958 % plus d’erreurs que la double saisie, et n’était pas significativement meilleure que l’absence de vérification.⁴ Un coup d’œil sur une facture attrape les erreurs évidentes. Il attrape rarement le mauvais tarif à la ligne 14.

Un seul fichier, plusieurs personnes

Dès que deux personnes ont besoin de l’horaire, le tableur est partagé, copié ou envoyé par courriel. Les versions infonuagiques d’Excel aident, avec la coédition et l’historique des versions, et c’est une vraie amélioration par rapport à « Horaire_FINAL_v3.xlsx » sur le bureau de quelqu’un. Mais un tableur ne sait toujours pas qu’un travail est passé de planifié à terminé à facturé, ne peut pas empêcher quelqu’un de facturer deux fois le même bon, et ne peut pas vous dire qui a changé le tarif d’un client mardi dernier, ni pourquoi.

L’équipe ne peut pas s’en servir

Un tableur est fait pour un bureau et un clavier. Sur un téléphone dans une cabine de camion, il est presque inutilisable. Alors l’équipe reçoit ses travaux autrement, par texto ou par appel, et renvoie ses heures et ses notes de la même façon. Le tableur devient une copie d’information qui vit ailleurs, tenue à jour par la personne qui a le temps de tout retaper.

Les registres doivent durer

L’Agence du revenu du Canada exige généralement que les entreprises conservent leurs registres et pièces justificatives pendant six ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent.⁵ Un tableur modifié, retrié et écrasé chaque semaine est un piètre registre de ce qui a réellement été facturé et pourquoi. Quand un client conteste une facture du printemps dernier, vous voulez le bon, les heures et le tarif tels qu’ils étaient à ce moment-là, pas tels qu’ils sont aujourd’hui.

Les signes que vous avez dépassé le tableur

Vous n’avez pas besoin de changer le jour où vous embauchez votre deuxième répartiteur. Voici les signes qu’il est temps :

• Une seule personne comprend vraiment le fichier, et tout bloque quand elle est absente.
• Vous avez trouvé plus d’une fois cette année une facture avec le mauvais tarif ou un frais oublié.
• Les travaux sont facturés des jours ou des semaines après avoir été faits.
• Vous gardez des copies séparées de l’horaire pour le bureau, l’atelier et le terrain.
• Les équipes envoient par texto des photos et des heures que quelqu’un retape ensuite.
• Vous avez du mal à répondre à la question « Quels travaux sont terminés, mais pas facturés? »

Si au moins trois de ces situations vous semblent familières, le tableur vous coûte plus qu’il vous fait économiser.

Ce que change un système de gestion des travaux

La principale différence, c’est qu’un travail devient un seul dossier qui avance d’une étape à l’autre, au lieu d’une ligne copiée d’un onglet à l’autre.

Tâche	Dans un tableur	Dans un système comme Dispatch
Planification	Un onglet que quelqu’un met à jour à la main	Un seul tableau d’horaire que tout le monde voit
Envoi des travaux aux équipes	Un texto ou un appel	Un texto avec un lien vers le travail
Saisie des heures et des photos	Renvoyées par texto, puis retapées	Ajoutées par l’équipe directement dans le travail
Tarifs des clients	Cherchés dans un autre onglet	Appliqués automatiquement selon la grille du client
Facturation	Copiée à partir du registre des heures	Créée à partir du bon terminé
Qui a changé quoi	Inconnu	Conservé dans un journal d’audit

Il n’y a rien de magique là-dedans. C’est le même travail que vous faites aujourd’hui, sans la recopie.

Quitter Excel sans perdre votre historique

La plus grande crainte quand on quitte Excel, c’est de perdre ce qu’il contient. Une transition prudente ressemble à ceci :

1. Commencez par les clients et les tarifs. C’est la partie la plus précieuse du tableur. Entrez-les d’abord dans le nouveau système et vérifiez-les ligne par ligne.
2. Gardez l’ancien fichier en lecture seule. Ne le supprimez pas. Enregistrez une copie, verrouillez-la et conservez-la avec vos autres registres.
3. Gérez les nouveaux travaux dans le nouveau système. Terminez les travaux déjà en cours à l’ancienne. Commencez chaque nouveau travail de la nouvelle façon.
4. Choisissez une date limite pour la facturation. À partir de cette date, chaque facture sort du nouveau système.
5. Donnez-vous deux semaines avant de juger. Les premiers jours semblent toujours plus lents. Dès la deuxième semaine, vous saurez.

Notre guide pour quitter les tableurs explique tout ça plus en détail.

La place de Dispatch

Dispatch est un système de gestion des travaux et de facturation pour les entreprises de camionnage, de location d’équipement, de services pétroliers et de services sur le terrain. Le bureau travaille dans un navigateur. Les équipes reçoivent un texto quand on leur affecte un travail et ouvrent un lien sur leur téléphone pour voir les détails, mettre à jour le statut et ajouter des photos et des notes, sans rien installer. Une fois le travail terminé, le bureau transforme un ou plusieurs bons terminés en facture, avec les tarifs du client déjà appliqués, et l’envoie avec un lien pour payer par carte.

Ce n’est pas un logiciel comptable, et il ne cherche pas à remplacer les outils de votre teneur de livres. Il remplace le tableur qui se trouve entre le travail et la comptabilité. Si ce tableur commence à sembler fragile, réservez une démo et apportez-le. Nous vous montrerons de quoi il a l’air dans Dispatch.

Footnotes

1. Raymond R. Panko, « Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do », Proceedings of the European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG) Symposium, 2000. https://arxiv.org/abs/0802.3457 (en anglais) ↩

2. Stephen G. Powell, Kenneth R. Baker et Barry Lawson, « Errors in Operational Spreadsheets », Journal of Organizational and End User Computing 21(3), 2009. https://mba.tuck.dartmouth.edu/spreadsheet/product_pubs_files/Errors.pdf (en anglais) ↩

3. Mark Ziemann, Yotam Eren et Assam El-Osta, « Gene name errors are widespread in the scientific literature », Genome Biology 17:177, 2016. https://doi.org/10.1186/s13059-016-1044-7 (en anglais) ↩

4. Kimberly A. Barchard et Larry A. Pace, « Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results », Computers in Human Behavior 27(5), 2011. https://doi.org/10.1016/j.chb.2011.04.004 (en anglais) ↩

5. Agence du revenu du Canada, « Where to keep your records, for how long and how to request permission to destroy them early », gouvernement du Canada. https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/where-keep-your-records-long-request-permission-destroy-them-early.html (en anglais) ↩